شناسه کالا، شناسه‌ای است که به مجموعه‌ای از خصوصیات ماهیتی کالا (نظیر نوع، جنس، مدل، نام تجاری که در شرح تجاری کالا مؤثر است) تخصیص داده‌شده و با ثبت فیلدهای توصیفی در سامانه شناسه کالا توسط کاربر، صادر می‎شود. بر اساس قانون مبارزه با قاچاق کالا و ارز مصوبه سال 1392، این شناسه به‌عنوان زبان مشترک و عامل شناسایی کالا در زنجیره تجاری کشور شناخته می‌شود. شناسه کالا ممکن است شناسه داخلی باشد که توسط سامانه شناسه کالا به کالا تخصیص داده می‌شود و یا اینکه شناسه معتبر بین‌المللی مانند شناسه GTIN باشد؛ درهرصورت کاربرد این شناسه به‌عنوان کلید کد شناسنامه کالاست و با استعلام آن از سامانه شناسه کالا، اطلاعات شناسنامه کالا در اختیار استعلام کننده قرار داده می‌شود

شناسه جهانی قلم کالای تجاری (GTIN)، شناسه بین‌المللی است که توسط سازمان جهانی GS1 ارائه‌شده و در بیش از 110 کشور دنیا مورداستفاده قرار می‌گیرد. این شناسه معمولاً توسط تولیدکننده از سازمان موردنظر خریداری‌شده و به‌صورت سالانه شارژ می‎شود. تعداد ارقام این شناسه به‌طورمعمول 8، 12، 13 یا 14 رقم است. در ایران معمولاً کد 13 رقمی رایج است. تولیدکنندگان ایرانی می‌توانند در صورت نیاز، برای دریافت این کد به مرکز ملی شماره‌گذاری کالا و خدمات مراجعه کنند.

در سامانه شناسه کالا، در صورت تصمیم‌گیری کارگروه ملی برای برخی از کالاها اولویت ثبت شناسه با GTIN است، درصورتی‌که برای کالای خود الزام شناسه GTIN داشته‌اید‌ و آن را دریافت کرده‌اید با همان شناسه و درصورتی‌که برای ثبت‌نام خود الزام به داشتن دریافت شناسه GTIN ندارید با انتخاب گزینه(کالای فاقد شناسه) وارد مرحله بعدی می‌شوید. دقت کنید برای برخی کالاها، از سوی سازمان متولی دریافت GTIN اجباری است، در صورت اجباری بودن، امکان ثبت کالای فاقد شناسه در گروه موردنظر از کاربر سلب می‌شود.

VIN یک شماره اختصاصی و منحصربه‌فرد برای شماره‌گذاری وسایل نقلیه است. این شماره اثرانگشت وسیله نقلیه محسوب می‌شود و هنگام تغییر مالکیت و یا در صورت سرقت خودرو بسیار یاری کننده است. شماره شناسایی VIN یک کد 17 کاراکتری شامل ارقام صفرتا 9 و حروف انگلیسی به استثنا حروف Q و O بوده و کاربر بایستی برای اخذ شناسه داخلی کالا، 11 کاراکتر اولیه را در کادر مربوطه ثبت نماید.

شناسنامه کالا، مجموعه‌ای از فیلدهای توصیف‌کننده یک کالا است که با نظرخواهی از سازمان‌های متولی به‌صورت فیلدهای توصیفی استاندارد برای هر قلم کالا مشخص‌شده و کاربران می‌توانند با مقداردهی این فیلدهای توصیفی، اقدام به اخذ شناسه کالانمایند. شناسنامه کالا شامل تناظرات طبقه‌بندی (HS،ISIC و غیره)، فیلدهای توصیفی اجباری و فیلدهای توصیفی اختیاری مرتبط با آن سرفصل کالایی می‌باشد.

کد HS (ساختار سیستم هماهنگ شده) کد طبقه‌بندی بین‌المللی است که در تجارت خارجی بین گمرکات جهان زبان مشترک کالایی ایجاد می‌کند و اساس تعیین حقوق ورودی واردات در هر کشور است.

کد 10 رقمی، کد محصول ایجادشده توسط وزارت صنعت، معدن و تجارت است که چهار رقم اول آن معادل چهار رقم اول ساختار بین‌المللی ISIC بوده و بر اساس استانداردهای اعلام‌شده طبقه‌بندی مذکور توسعه داده‌شده است. کدهای 10 رقمی با توجه به ماهیت پویای محصولات، برای محصولات جدید به‌طور مستمر ایجاد می‌شود.

طبقه‌بندي محوري محصول(Central Product Classification) به‌منظور فراهم آوردن چارچوبي براي مقايسه بين‌المللي آمارهايي است که به کالاها، خدمات و دارايي‌ها مي‌پردازند. این طبقه‌بندی، بیشترین استفاده را در مرکز آمار دارد.

کالاهای با توصیف یکسان از یک شناسه کالای واحد برخوردار هستند، اما شناسه رهگیری شناسه تک شماری است و به ازای تک‌تک کالاهای تولیدشده، متفاوت بوده و هر کالای جدید یک شناسه رهگیری جدید دریافت می‌کند. برای نمونه، تمامی گوشی‌های سامسونگ Note 3 یک شناسه کالا مشترک داشته، اما تک‌تک گوشی‌های تولیدشده با این مشخصات شناسه رهگیری مجزا و منحصربه‌فرد دارند.

درصورتی‌که متقاضی پس از واردکردن GTIN متوجه شود کاربر دیگری این شناسه را ثبت کرده است، می‌تواند پس از بررسی شناسنامه وتاییدصحت اطلاعات آن، از همان شناسه در فرآیند تجاری استفاده نماید. در صورت مطابق نبودن شناسه GTIN با شناسنامه آن (مقادیر واردشده به ازای فیلدهای توصیفی کالا)، بایستی اطلاعات صحیح معادل GTIN یادشده را از طریق مرکز پشتیبانی سامانه جامع تجارت به شماره 7549200-021 داخلی 5 اعلام نماید تا در این زمینه راهنمایی لازم را دریافت کند.

مالک شناسه کالا وزارت صنعت، معدن و تجارت بوده و درصورتی‌که متقاضی، شناسه کالا دریافت نماید، تنها به‌عنوان ثبت‌کننده آن در سامانه شناسه کالا شناخته می‌شود. همه کاربران می‌توانند از شناسه کالاهایی که پیش‌ازاین در سامانه شناسه کالا توسط خود یا دیگران اخذشده است در فرآیندهای تجاری استفاده نمایند.

خیر، تمام مراحل ثبت شناسنامه و اخذ شناسه کالا در سامانه جامع تجارت به آدرس www.Ntsw.ir در بستر اینترنت و بدون حضور متقاضی صورت می‌گیرد.

باید با شماره پشتیبانی 75492000 داخلی 5 تماس حاصل نمایند.

داده‌های کاربران در سامانه موجود می‌باشد. لذا کاربران برای عملیات ثبت سفارش، ثبت در سامانه جامع انبارها و ثبت اظهار موجودی مشکلی نخواهند داشت، فقط به دلیل تغییرات صورت گرفته اخیر هنوز کارتابل برخی از بازرگانان آماده نشده است. بازرگانان می¬توانند تا زمان برقراری امکان مشاهده شناسه کالاهای قدیمی خود در کارتابل جدید، با ارائه شماره ملی کاربر، شناسه ملی شرکت و ایمیل و گروه کالایی (اختیاری)، یک فایل اکسل از کالاهای خود را دریافت نمایند.

کدهای 200 و 222 در سامانه قدیم (CID.ntsw.ir) صادر می‌شد و کماکان در سیستم جدید نیز معتبر است و نمایش داده می¬شود، ولی هم‌اکنون در سیستم جدید، کدهای 200 با 280 و کدهای 222 با 290 هم‌ارز شده¬اند. شناسه¬های صادرشده در سیستم جدید برای شناسه‌های تولیدی با کد 290 و برای شناسه‌های وارداتی با کد 280 صادر می¬شود و در همه سامانه‌های مرتبط وجود خواهد داشت.

برای ثبت کالاهایی با ویژگی‌های یکسان کاربران را یاری می‌کند. به این صورت است که با کلیک بر روی دکمه «کپی درخواست» یک شناسه کالا، درخواست جدیدی با فیلدهای پرشده همانند شناسه کالا قبلی ایجاد می‌کند و پس‌ازآن کاربر می‎تواند با تغییر مقدار فیلدهای متفاوت نسبت به کالای قبلی یک شناسه جدید دریافت نماید.

بر اساس نوع نقش کاربر و صلاحیت احرازشده، کاربر می‌تواند اقدام به اخذ شناسه تولیدی یا وارداتی نماید. به‌عنوان‌مثال، نقش بازرگان برای کالاهای وارداتی و نقش تولیدکننده برای کالاهای تولیدی امکان اخذ شناسه کالا دارند.

ممکن است کاربر شروع به ثبت کالایی کند اما مراحل را به اتمام نرساند. درخواست‌هایی که در طی ثبت شناسه کالا به کد نهایی تبدیل نمی‌شوند و به هر نحوی ذخیره می‌شوند، یک کد با عنوان «کد درخواست» دریافت می‌کنند و در منو درخواست‌های در گردش نمایش داده می‌شوند و همواره می‌توان ادامه فرایند هریک از این موارد تا تبدیل‌شدن به کد نهایی را دنبال کرد. درخواست‌ها به دلایل زیر می‌توانند شناسه کالا دریافت نکنند و تکمیل‌نشده باقی بمانند: کاربر مقدار جدیدی برای یکی از فیلدهای توصیفی درخواست داده باشد. در این حالت، درخواست کاربر توسط کارشناسان سامانه شناسه کالا بررسی می‌شود و پس از بررسی پاسخ مناسب در همین فرم به کاربر ارائه می‎شود. به درخواست کارگروه تخصصی، اخذ شناسه کالا در سرفصل کالایی مربوطه نیازمند نظارت اطلاعات واردشده است و صرف‌نظر از درخواست ارزش جدید توسط کاربر، کالای معرفی‌شده توسط کارشناسان سامانه شناسه کالا بررسی می‌شود. تا اتمام نظارت کالای معرفی‌شده، درخواست کاربر در این فرم نمایش داده خواهد شد. کاربر به جهت عدم وجود اطلاعات دقیقی برای تکمیل فرآیند ثبت کالا یا به دلایل دیگر، ادامه ثبت کالا را به زمان دیگری موکول کرده و ثبت کالای خود را در آن مرحله ذخیره کند

در منوی «درخواست‌های در گردش» می¬توان با جستجوی شماره درخواست و یا تاریخ درخواست (بازه¬ی تاریخی ارسال درخواست) و یا قلم کالا و یا وضعیت درخواست، درخواست موردنظر را یافت و از وضعیت آن (رد، در جریان، در حال نظارت، ارسال نشده) مطلع شد.

با انتخاب نقش بازرگان، از قسمت کالاهای وارداتی از شناسه‌های ثبت‌شده در سامانه توسط کاربران دیگر استفاده کنند و ثبت سفارش انجام دهند. با انتخاب هر کالا به‌عنوان کالای منتخب این شناسه کالا به فهرست منوی کالای منتخب من اضافه می‌شود و مدیریت کردن و جستجوی این کالاها را تسهیل می‌کند. (درواقع این منو همانند فهرست منوی فهرست کالاهای وارداتی است؛ با این تفاوت که ممکن است توسط کاربران دیگر ثبت‌شده باشد ولی کاربر قصد استفاده از آن‌ها دارد)

قابلیت جستجو بر روی همه کالاهای ثبت‌شده در سامانه شناسه کالا با فاکتورهایی همانند جستجو با کدهای بین‌المللی (GTIN-VIN-IRC-IVC)، تناظرات بین‌المللی (HS-ISIC-CPC)، شرح کالا، شناسه‌ داخلی کالا و یا با مرجع سازنده و نام تجارتی در منوی جستجوی کالا فراهم‌شده است. کاربر می‌تواند با جستجوی کالای موردنظر و با استفاده از گزینه افزودن به کالاهای منتخب این شناسه‌ها را در منوی کالاهای منتخب من مشاهده نماید.

اگر کاربر گروه و سرفصل کالایی متناسب خود برای اخذ شناسه کالا را نداند، می‌تواند نام کالای خود را در این کادر جستجو کرده و سرفصل کالایی متناسب با کالای خود را پیدا کند. اگر کاربر از گروه و سرفصل کالایی خود مطلع باشد، می‌تواند با انتخاب گروه و سرفصل کالایی اقدام به اخذ شناسه کالا نماید.

اگر هنگام ثبت کاربر کالای جدید با واردکردن یک شناسه بین¬المللی با پیغام شناسه تکراری و یا در گروه کالایی‌هایی که امکان ثبت بدون شناسه بین¬المللی امکان¬پذیر است با واردکردن ویژگی اجباری به پیغام کاتالوگ تکراری برخورد کند می¬تواند کاتالوگ ثبت‌شده برای این شناسه را مشاهده کند و اگر کاتالوگ با ویژگی¬های کالای خود یکسان بود (در قسمت کالاهای وارداتی) می¬تواند از آن شناسه در فرایند ثبت سفارش استفاده کند. یا می¬تواند از گزینه «تکمیل اطلاعات/افزودن کالا» استفاده کند و فقط ویژگی¬های اختیاری آن شناسه را برای خود تغییر دهد یا اطلاعات جدید وارد کند و یک شناسه تکمیلی جدید (16 رقمی-13 رقم اول یکسان و 3 رقم آخر متفاوت) دریافت کند

شناسه داخلی کالا (13 رقمی) همان کد شناسه کالایی است که در سامانه شناسه کالا به ترکیب منحصربه‌فرد از فیلدهای توصیفی تخصیص داده می‌شود. از طرف دیگر شناسه تکمیلی کالا (16 رقمی)، شناسه تکمیل‌کننده شناسه داخلی کالاست؛ بدین‌صورت که اگر دو کالا در همه ویژگی‌های اجباری یکسان باشند (برای مثال GTIN و یا HS،ISIC و همه فیلدهای ویژگی اجباری) ولی فقط در ویژگی‌های اختیاری متفاوت باشند، شناسه‎های تکمیلی‌ متفاوتی خواهند داشت. در این صورت 13 رقم اول که همان شناسه داخلی کالا است یکسان است ولی 3 رقم آخر که نشان‌دهنده‌ی ویژگی تکمیلی است، متفاوت است. در سامانه جامع تجارت صرفاً امکان استفاده از شناسه کالای 13 رقمی وجود دارد و کاربر می‌تواند جهت فعالیت‌های درون بنگاهی خود از شناسه کالای 16 رقمی نیز استفاده نماید و در حال حاضر امکان استفاده از شناسه‌های 16 رقمی در سامانه‌های عملیاتی وجود ندارد.

خیر، می‌توان از فیلد نقش جاری در صفحه اصلی کارتابل نقش موردنظر را تغییر داد

شناسه 16 رقمی به‌منظور آگاهی بیشتر از تغییرات انجام‌شده توسط کاربر در فیلدهای اختیاری موجود در شناسنامه کالا ایجادشده است و کاربرد آن فقط در سامانه شناسه کالا می‌باشد.

در حال حاضر کاربران نمی¬توانند فیلدی را به فیلدهای موجود در شناسنامه کالا اضافه کنند. ولی در صورت نیاز به ایجاد فیلد جدید می‌توانند از طریق تماس با پشتیبانی درخواست و مستندات خود را ارائه دهند تا توسط کارشناسان سامانه بررسی گردد.

کاربر در صورت عدم وجود مقدار موردنظر در لیست باید از گزینه «افزودن ارزش جدید» استفاده کرده و مقدار را هم به‌صورت فارسی و هم لاتین در سامانه وارد کند. پس‌ازاین گام، با ارسال آن اطلاعات درخواست کاربر وارد مرحله نظارت می‎شود و درصورتی‌که مقدار جدید مورد تأیید ناظر سامانه باشد، در فهرست مقادیر مربوط به فیلد توصیفی قرار می‌گیرد. در طی این مراحل کاربر بایستی پاسخ خود را از منوی کالاهای در گردش دریافت نماید. درصورتی‌که مقدار جدید تأیید شود، کالا به فهرست کالاهای کاربر اضافه می‌گردد.

به یکی از دلایل زیر درخواست کاربر به صدور شناسه کالا ختم نمی‌شود: • کاربر درخواست مقدار جدیدی را ارسال کرده است که پیش‌ازاین در سامانه موجود نبوده است. کاربر مقدار جدیدی را در سامانه وارد کرده است و درخواست کاربر در حال بررسی (نظارت) می‌باشد. در این موارد ناظر مقدار جدید را ازنظر صحت، عدم وجود مقدار مشابه و سایر قواعد سامانه شناسه کالا بررسی می‌کند و نتیجه بررسی از طریق منوی درخواست‌های در گردش به کاربر اطلاع داده خواهد شد. درصورتی‌که پس از 3 روز کاری اطلاعی به کاربر داده نشد، می‌تواند از طریق مرکز تماس سامانه جامع تجارت به شماره تماس 75492000-021، درخواست خود را پیگیری نماید. • شناسه تکراری می‌باشد و در سیستم رد شده است. در این صورت کاربر بایستی مجدداً اقدام به ورود اطلاعات کالا کند تا به‌طور سیستمی کالای مشابه مربوطه به وی نمایش داده شود (این حالت برای کمتر از یک درصد شناسه‌های کالا در سامانه رخ می‌دهد.)

واردکننده یا تولیدکننده کالا با مراجعه به سامانه جامع تجارت، شناسه کالا را دریافت نماید و در اختیار توزیع‌کننده یا فروشگاه اینترنتی قرار دهد.